Polityka prywatności

1. Przegląd

Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób Whatsplaid przetwarza dane osobowe na swojej stronie internetowej, platformie, w aplikacjach, API, integracjach, formularzach, kanałach wsparcia, w działalności handlowej, komunikatach marketingowych oraz w usługach związanych z obsługą klienta, sprzedażą, automatyzacją i sztuczną inteligencją dla WhatsApp.

Dane osobowe to informacje, które identyfikują lub mogą identyfikować osobę fizyczną, bezpośrednio lub pośrednio. W zależności od obowiązujących przepisów mogą one również obejmować identyfikatory online, dane przeglądania, informacje o urządzeniu, geolokalizację oraz wnioskowania powiązane z osobą lub konsumentem.

Korzystając z naszych usług, zatrudniając Whatsplaid, uzyskując dostęp do naszych kanałów lub wchodząc w interakcję z naszymi formularzami, potwierdzasz, że Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane zgodnie z tą Polityką oraz zgodnie z obowiązującymi umowami, warunkami użytkowania, szczególnymi zawiadomieniami i ustawieniami zgody.

2. Kim jesteśmy

Jesteśmy Whatsplaid — platformą oferującą rozwiązania do obsługi klienta, sprzedaży, pozyskiwania leadów, wspólnej skrzynki odbiorczej, zgłoszeń (tickets), CRM, automatyzacji, agentów AI, bazy wiedzy, raportowania oraz integracji z systemami firm trzecich, szczególnie powiązanych z WhatsApp.

IN2, LLC
7345 W Sand Lake RD,
STE 210 Biuro 4761
Orlando, FL 32819 Stany Zjednoczone

Możesz skontaktować się z nami e-mailem pod adresem support@whatsplaid.com. W sprawach dotyczących ochrony danych skorzystaj z kontaktów podanych w sekcji „Kontakt i inspektor ochrony danych”.

3. Role Whatsplaid

Whatsplaid może pełnić różne role w zależności od kontekstu przetwarzania.

3.1. Whatsplaid jako administrator danych

Whatsplaid działa jako administrator danych, gdy określa cele i środki przetwarzania, na przykład w działaniach takich jak własny marketing, sprzedaż, obsługa handlowa, wsparcie, rozliczenia, zarządzanie relacjami z klientami, bezpieczeństwo strony internetowej, zarządzanie administracyjne, wypełnianie obowiązków prawnych oraz analiza korzystania z naszych kanałów.

3.2. Whatsplaid jako administrator lub procesor

Whatsplaid pełni rolę administratora, podmiotu przetwarzającego lub dostawcy usług, gdy przetwarza dane osobowe w imieniu firmy-klienta, która korzysta z platformy do obsługi wsparcia, sprzedaży, automatyzacji, kampanii, wiadomości, ticketów, CRM, agentów AI, bazy wiedzy, integracji i komunikacji z odbiorcami końcowymi.

W takich przypadkach firma-klient zazwyczaj jest administratorem danych swoich klientów końcowych. Whatsplaid przetwarza te dane zgodnie z instrukcjami umownymi klienta oraz zgodnie z funkcjami skonfigurowanymi na platformie.

3.3. Odpowiedzialność klientów

Klienci Whatsplaid muszą poinformować swoich konsumentów końcowych o korzystaniu z platformy, uzyskać niezbędne podstawy prawne lub zgody, utrzymywać własne polityki prywatności, konfigurować zasady kampanii zgodnie z prawem oraz odpowiadać na żądania osób, gdy są administratorami danych.

4. Przetwarzane dane

Przetwarzane dane różnią się w zależności od korzystania z platformy, używanych kanałów, ustawień klienta oraz obowiązujących przepisów prawnych.

4.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Imię, nazwisko, e‑mail, telefon, WhatsApp, dokument podatkowy w razie potrzeby oraz dane kontaktowe zawodowe.
Firma, stanowisko, branża, adres firmowy, kraj, język oraz informacje niezbędne do obsługi handlowej.

4.2. Dane konta, umowy i rozliczeń

Dane rejestracyjne, dane uwierzytelniające, uprawnienia użytkownika, logi dostępu, wykupiony plan, historia wsparcia i informacje kontraktowe.
Dane płatności, rozliczenia, faktury, zwroty, zapobieganie oszustwom oraz przestrzeganie obowiązków podatkowych i rachunkowych.

4.3. Dane klientów końcowych przetwarzane na platformie

Dane klientów końcowych przesyłane lub importowane przez firmy-klientów, takie jak imię i nazwisko, e‑mail, numer telefonu, identyfikatory, rozmowy, wiadomości, zakupy, zamówienia, zgłoszenia, leady, preferencje, historia obsługi klienta i interakcje.
Dane pochodzące z integracji z WhatsApp, e‑commerce, CRM, ERP, API, widgetami, arkuszami kalkulacyjnymi, dokumentami, importami oraz kanałami komunikacji skonfigurowanymi przez klienta.

4.4. Dane techniczne, nawigacja i urządzenie

Adres IP, identyfikatory urządzeń, przeglądarka, system operacyjny, odwiedzone strony, źródło ruchu, zdarzenia użytkowania, dzienniki bezpieczeństwa i pliki cookie.
Orientacyjna lub dokładna geolokalizacja, gdy jest włączona przez użytkownika, przez klienta lub wymagana dla konkretnej funkcji na podstawie obowiązujących podstaw prawnych.

4.5. Dane wrażliwe

Whatsplaid zazwyczaj nie żąda wrażliwych danych osobowych. Jeśli klient wprowadzi wrażliwe dane na platformie lub skonfiguruje przetwarzanie obejmujące tego rodzaju dane, powinien zapewnić odpowiednią podstawę prawną i instrukcje zgodne z obowiązującymi przepisami.

5. Cele i podstawy prawne

Przetwarzamy dane osobowe w określonych celach i na odpowiedniej podstawie prawnej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

5.1. Marketing i pozyskiwanie klientów

Możemy przetwarzać dane w celu odpowiadania na formularze, wysyłania komunikatów, prezentowania produktów, segmentowania kampanii, mierzenia skuteczności reklam oraz udostępniania treści związanych z Whatsplaid.

Możliwe podstawy prawne: zgoda, prawnie uzasadniony interes, wykonanie działań przedkontraktowych lub równoważne podstawy zgodnie z właściwą jurysdykcją. W razie potrzeby komunikacja promocyjna będzie wymagać zgody lub mechanizmu rezygnacji (opt-out).

5.2. Obsługa handlowa i zawieranie umów

Przetwarzamy dane w celu odpowiadania na zapytania, przygotowywania ofert, zawierania umów, udzielania dostępu do platformy, zarządzania planami, realizacji rozliczeń, windykacji, zwrotów, wsparcia i zarządzania relacjami z klientami.

Możliwe podstawy prawne: wykonanie umowy lub działania przedumowne, prawnie uzasadniony interes, obowiązek prawny oraz regularne wykonywanie uprawnień.

5.3. Działanie platformy dla klientów

Przetwarzamy dane klientów końcowych w celu udostępniania funkcji konfigurowanych przez klientów, takich jak rejestracja, obsługa, skrzynka odbiorcza, zgłoszenia, CRM, pozyskiwanie leadów, automatyzacje, agenci SI, baza wiedzy, raporty, komunikacja i integracje.

Kiedy działamy jako operator/przetwarzający, podstawę prawną określa klient sprawujący kontrolę. Whatsplaid przetwarza dane zgodnie z umową, instrukcjami klienta i obowiązującymi środkami bezpieczeństwa.

5.4. Bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom i usprawnienia

Możemy przetwarzać dane techniczne i logi w celu ochrony kont, wykrywania nieautoryzowanego dostępu, zapobiegania nadużyciom, utrzymania integralności platformy, monitorowania dostępności, naprawiania usterek, ulepszania funkcji oraz generowania zagregowanych metryk.

Możliwe podstawy prawne: prawnie uzasadniony interes, obowiązek prawny, wykonanie umowy, ochrona praw oraz, gdy wymagane, zgoda.

5.5. Obowiązki prawne i regulacyjne

Możemy przetwarzać i przechowywać dane w celu przestrzegania przepisów podatkowych, rachunkowych i regulacyjnych, postanowień sądowych, żądań władz, audytów, zapobiegania działaniom niezgodnym z prawem oraz obrony w postępowaniach administracyjnych, sądowych lub arbitrażowych.

6. Pliki cookie i podobne technologie

Używamy plików cookie i podobnych technologii w celu działania witryny, bezpieczeństwa, preferencji, analizy użytkowania, pomiaru kampanii oraz, jeśli dotyczy, reklamy.

6.1. Czym są pliki cookie?

Pliki cookie to małe pliki przechowywane w przeglądarce lub na urządzeniu. Mogą identyfikować sesję, zapamiętywać preferencje, mierzyć interakcje lub umożliwiać podstawowe funkcje.

6.2. Kategorie plików cookie

Podstawowe: niezbędne do działania, bezpieczeństwa, sesji i prawidłowego wyświetlania witryny.
Preferencje: używane do zapamiętywania języka, regionu i wyborów użytkownika.
Analityka: używane do zrozumienia nawigacji, wydajności i korzystania z usług.
Marketing: używane do pomiaru kampanii, remarketingu i personalizacji reklam, jeśli ma to zastosowanie.

6.3. Przykłady plików cookie

PHPSESSID: używane do sesji i podstawowej funkcjonalności strony internetowej.
_ga używane przez narzędzia Google do analityki i pomiarów po włączeniu.
_fbp: używane przez narzędzia Meta/Facebook do pomiarów i reklamy, gdy jest włączone.

6.4. Zgoda i preferencje

W regionach, gdzie prawo wymaga uprzedniej zgody na pliki cookie, które nie są niezbędne, Whatsplaid będzie dążyć do uzyskania zgody przed włączeniem plików cookie analitycznych lub marketingowych. Możesz także zarządzać plikami cookie w swojej przeglądarce, blokować pliki cookie lub usuwać istniejące pliki cookie.

7. Udostępnianie i podprocesorzy

Możemy udostępniać dane osobowe dostawcom, podmiotom przetwarzającym, podprzetwarzającym i partnerom, gdy jest to konieczne do świadczenia, zabezpieczania, obsługi, mierzenia lub ulepszania usług.

7.1. Kategorie odbiorców

Dostawcy infrastruktury, hostingu, cloud computing, pamięci, kopii zapasowych i bezpieczeństwa.
Narzędzia komunikacji, e-mail, WhatsApp, obsługa klienta, CRM, automatyzacja, sztuczna inteligencja i wsparcie.
Dostawcy płatności, rozliczenia, wystawianie podatkowe, księgowość i sprawy prawne.
Narzędzia analityczne, mierzenie reklam, zapobieganie oszustwom i monitorowanie dostępności.
Integracje skonfigurowane przez klienta, takie jak e‑commerce, CRM, ERP, arkusze kalkulacyjne, dokumenty, bramki, API stron trzecich i dostawcy usług komunikacyjnych.
Władze publiczne, sądy lub organy regulacyjne, gdy jest to wymagane przez prawo lub konieczne do obrony praw.

7.2. Dane klientów końcowych

Gdy Whatsplaid działa jako operator/przetwarzający, ujawnienia związane z danymi końcowych konsumentów następują zgodnie z instrukcjami klienta kontrolera, ustawieniami platformy oraz obowiązującymi umowami.

7.3. Sprzedaż lub udostępnianie w celach reklamy behawioralnej

Whatsplaid nie sprzedaje danych osobowych w powszechnym rozumieniu sprzedaży za pieniądze. Niektóre przepisy, takie jak CCPA/CPRA z Kalifornii, mogą szeroko definiować „sprzedaż” lub „udostępnianie”, obejmując pewne użycia cookies, pikseli i reklamy behawioralnej. Tam, gdzie to ma zastosowanie, Whatsplaid udostępni mechanizmy wyboru, rezygnacji (opt-out) lub zarządzania preferencjami.

8. Przelewy międzynarodowe

Whatsplaid może przetwarzać, przechowywać lub przekazywać dane osobowe do krajów innych niż kraj, w którym znajduje się osoba, której dane dotyczą, między innymi z powodu infrastruktury chmurowej, narzędzi wsparcia, analityki, komunikacji, płatności, integracji i międzynarodowych dostawców.

Gdy będzie to wymagane przez obowiązujące przepisy, przyjmiemy odpowiednie mechanizmy dotyczące transferów międzynarodowych, takie jak standardowe klauzule umowne, umowy z przetwarzającymi/podprzetwarzającymi, decyzje w sprawie adekwatności, zabezpieczenia techniczne i organizacyjne lub inne mechanizmy uznawane przez obowiązujące prawo.

Klienci korzystający z platformy do przetwarzania danych konsumentów końcowych powinni ocenić własne obowiązki dotyczące transferu międzynarodowego, zwłaszcza podczas konfigurowania integracji, importu, eksportu, automatyzacji, agentów AI lub własnych podprzetwórców.

9. Przechowywanie i bezpieczeństwo

9.1.

Będziemy przechowywać dane osobowe przez czas niezbędny do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce, świadczenia usług, wykonywania umów, wypełniania obowiązków prawnych, rozwiązywania sporów, ochrony praw, utrzymania bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom oraz spełniania wymogów podatkowych, księgowych lub regulacyjnych.

Gdy działamy jako administrator/przetwarzający, przechowywanie danych na platformie może zależeć od ustawień klienta‑administratora, obowiązującej umowy, kopii zapasowych, logów technicznych oraz obowiązków prawnych.

Dane zanonimizowane lub zagregowane, bez rozsądnej możliwości identyfikacji osoby, mogą być przechowywane przez czas nieokreślony.

9.2. Bezpieczeństwo

Wdrożyliśmy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieautoryzowanym dostępem, zniszczeniem, utratą, modyfikacją, ujawnieniem lub niewłaściwym przetwarzaniem. Środki te mogą obejmować kontrole dostępu, dzienniki, zarządzanie incydentami, kopie zapasowe, segregację środowisk, monitorowanie, szyfrowanie tam, gdzie ma zastosowanie, oraz wewnętrzne procedury bezpieczeństwa.

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeśli wystąpi incydent bezpieczeństwa, który może spowodować istotne ryzyko lub szkody, ocenimy obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą, klientów, właściwych organów i innych stron dotkniętych zgodnie z obowiązującym prawem.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od obowiązującego prawa i roli Whatsplaid w przetwarzaniu, możesz wykonywać prawa związane z Twoimi danymi osobowymi, takie jak:

Potwierdź, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe.
Dostęp do przetwarzanych danych osobowych.
Popraw niekompletne, nieścisłe lub nieaktualne dane.
Zażądać anonimizacji, zablokowania lub usunięcia danych niepotrzebnych, nadmiernych lub przetwarzanych niezgodnie z zasadami.
Zażądaj przenoszenia danych, jeśli dotyczy.
Wycofać zgodę i uzyskać informacje o konsekwencjach odmowy.
Sprzeciwić się określonym przetwarzaniom, gdy ma to zastosowanie.
Zażądaj ograniczenia przetwarzania, gdy ma to zastosowanie.
Poproś o informacje dotyczące udostępniania i odbiorców.
Złożyć skargę do właściwego organu.

Kiedy Whatsplaid działa jako operator/procesor w imieniu klienta, możemy przekazać Twoje żądanie do klienta — administratora danych — lub pomóc Ci w udzieleniu odpowiedzi, zgodnie z umową i obowiązującym prawem.

11. Prawa według regionu

11.1. Brazylia - LGPD

Jeśli ma zastosowanie LGPD, możesz wykonywać prawa przewidziane w ustawie nr 13.709/2018, w tym potwierdzenie przetwarzania, dostęp, sprostowanie, anonimizację, zablokowanie, usunięcie, przenoszalność, informacje o udostępnianiu, informacje o skutkach odmowy wyrażenia zgody, wycofanie zgody oraz wniesienie skargi do Krajowego Urzędu Ochrony Danych (ANPD).

11.2. Europejski Obszar Gospodarczy i Zjednoczone Królestwo - RODO i UK RODO

Jeśli ma zastosowanie RODO lub brytyjskie RODO, możesz mieć prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych, sprzeciwu, wycofania zgody oraz do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Gdy Whatsplaid podlega RODO lub UK GDPR w odniesieniu do konkretnego przetwarzania, poinformujemy Cię o obowiązujących podstawach prawnych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, kryteriach przechowywania, istotnych transferach międzynarodowych oraz obowiązujących mechanizmach ochronnych.

11.3. Kalifornia - CCPA/CPRA

Jeżeli obowiązują Cię przepisy stanu Kalifornia w odniesieniu do Ciebie i danej działalności, możesz mieć prawo dowiedzieć się, jakie kategorie danych osobowych zbieramy, źródła, cele, kategorie podmiotów trzecich, prawo do dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia wykorzystania wrażliwych danych osobowych, zrezygnowania ze sprzedaży lub udostępniania oraz niepodlegania dyskryminacji za korzystanie z tych praw.

Whatsplaid nie sprzedaje danych osobowych za pieniądze. Jeśli pliki cookie, piksele lub podobne technologie zostaną uznane przez obowiązujące prawo za „udostępnianie” lub „sprzedaż”, zapewnimy odpowiednie mechanizmy rezygnacji (opt-out), gdy będzie to wymagane.

11.4. Meksyk - LFPDPPP

Jeżeli ma zastosowanie Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares Meksyku (LFPDPPP), możesz wykonywać prawa dostępu, sprostowania, usunięcia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych, a także cofnąć zgodę, ograniczyć użycie lub ujawnianie danych oraz złożyć skargę do właściwego organu, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

11.5. Kolumbia - Ustawa 1581 z 2012 r.

Jeśli ma zastosowanie kolumbijskie prawo Ley 1581 z 2012 r., możesz mieć prawo do poznania, aktualizacji, sprostowania, zażądania dowodu upoważnienia, uzyskania informacji o wykorzystaniu danych, wycofania zgody, żądania usunięcia gdy ma to zastosowanie, bezpłatnego dostępu do swoich danych oraz złożenia skargi do właściwego organu.

11.6. Argentyna - Ustawa 25.326

Jeżeli ma zastosowanie argentyńska ustawa nr 25.326, możesz wykonywać prawa dostępu, sprostowania, aktualizacji, usunięcia, poufności oraz podejmować działania w celu ochrony danych osobowych lub habeas data, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

11.7. Chile - Ustawa 19.628

Jeżeli ma zastosowanie chilijska ustawa nr 19.628, możesz zażądać informacji o swoich danych osobowych, ich źródle, odbiorcach i celu, a także wystąpić o ich modyfikację, unieważnienie, usunięcie lub zablokowanie, gdy ma to zastosowanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

11.8. Uruguay - Ustawa 18.331

Jeżeli ma zastosowanie ustawa nr 18.331 Urugwaju, możesz wykonywać prawa dostępu, sprostowania, aktualizacji, włączenia, usunięcia, zakwestionowania ocen osobistych, uzyskania informacji o przekazywaniu danych oraz wniesienia powództwa habeas data zgodnie z obowiązującym prawem.

11.9. Inne jurysdykcje

Użytkownicy z innych regionów mogą mieć dodatkowe prawa wynikające z lokalnych przepisów dotyczących prywatności i ochrony danych. Whatsplaid rozpatrzy żądania zgodnie z przepisami obowiązującymi dla danego przetwarzania.

12. Dzieci i młodzież

Usługi Whatsplaid nie są skierowane do dzieci. Nie staramy się świadomie zbierać danych osobowych dzieci w celach naszego własnego marketingu.

Gdy klienci Whatsplaid konfigurują programy, kampanie lub rejestracje obejmujące nieletnich, klient‑administrator powinien zapewnić odpowiednią podstawę prawną, uzyskać zgodę rodziców/opiekunów, gdy jest to wymagane, oraz przestrzegać obowiązujących przepisów.

13. Automatyzacja, profil i SI

Platforma Whatsplaid może umożliwiać automatyzacje, segmentacje, ścieżki komunikacji, automatyczne wsparcie, kwalifikację leadów, agentów AI, odpowiedzi oparte na wiedzy, trasowanie rozmów, zgłoszenia, kampanie profilowe oraz raporty konfigurowane przez klientów.

Funkcje te mogą wykorzystywać dane transakcyjne, wiadomości, historię konwersacji, zachowania zakupowe, zaangażowanie, preferencje, dokumenty, bazy wiedzy oraz zdarzenia operacyjne do generowania komunikatów, odpowiedzi, raportów lub automatycznych działań.

Gdy Whatsplaid działa jako administrator/przetwarzający, firma-klient jest odpowiedzialna za skonfigurowanie tych automatyzacji w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami, w tym za informowanie osób, których dane dotyczą, wskazanie podstaw prawnych, zaoferowanie możliwości rezygnacji (opt-out) oraz przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych, gdy jest to konieczne.

Whatsplaid może również wykorzystywać dane zagregowane, zanonimizowane lub operacyjne w celu ulepszania produktów, bezpieczeństwa, wsparcia, wykrywania nadużyć, jakości platformy oraz analizy biznesowej.

14. Kontakt i inspektor ds. ochrony danych

W przypadku pytań, wniosków lub skorzystania z praw związanych z danymi osobowymi, prosimy o kontakt.

Wsparcie: support@whatsplaid.com
Administrator danych: Josué Felipe Garcia
E-mail inspektora ochrony danych: lgpd@josuegarcia.com.br

Po złożeniu wniosku możemy poprosić o dodatkowe informacje w celu potwierdzenia Twojej tożsamości, zlokalizowania danych, identyfikacji właściwego administratora oraz zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi do danych osób trzecich.

15. Aktualizacje

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlać zmiany prawne, regulacyjne, operacyjne, techniczne, umowne lub dotyczące produktu.

Jeśli zmiana będzie istotna, możemy poinformować o niej za pośrednictwem strony internetowej, platformy, e‑maila, powiadomienia w koncie lub innego odpowiedniego kanału. Najnowsza wersja będzie dostępna na tej stronie.